Izlaganje sa skupa

Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju

Živana Heđbeli

Sažetak

U radu se pojašnjava značenje vitalnih dokumenata, daje njihova definiciju te govori o programu zaštite vitalnih dokumenata i njegovoj važnosti za organizacije. U programu zaštite vitalnih dokumenata naročita pažnja treba biti posvećena identifikaciji vitalnih dokumenata organizacije, određivanju odgovornog osoblja, izradi kopija vitalnih dokumenata i njihovoj zaštiti. Identifikaciju vitalnih dokumenata trebaju obaviti uredski djelatnici/arhivisti te organizacije da bi se odredili oni dokumenti koji su nužni za održavanje temeljnih funkcija poslovanja odnosno da bi se tijekom i nakon nesreće omogućila uporaba vitalnih dokumenata. Pri odabiru vitalnih dokumenata važno je imati na umu da je samo 2 do 4% dokumenata vitalno. Izrada kopija dokumenata, najučinkovitiji i najuobičajeniji način zaštite vitalnih dokumenata, može se obaviti izradom dodatne kopije pri stvaranju dokumenta ili reprodukcijom postojećih dokumenata s pomoću mikrofilma, magnetske trake ili diska i fotokopija. Izvornici ili kopije vitalnih dokumenata se potom pohranjuju u organizaciji ili van nje. Za rad s elektroničkim zapisima organizacija treba, za slučaj nesreće, osigurati hot side ili prostor koji je djelatni duplikat svih sustava i opreme organizacije; ili cold side, a to je prostor s komunikacijskim vezama, potrebnim priključcima i kondicioniranim zrakom, mjesto gdje se na kompatibilnoj opremi vitalni zapisi mogu koristiti i obrađivati. Program zaštite vitalnih dokumenata nije luksuz već nužnost. Vitalni dokumenti su dokumenti čija je obavijesna vrijednost tako velika, a posljedice gubitka tako teške, da je posebna zaštita opravdana u svrhu smanjenja rizika od njihova gubitka. Najbitniji cilj programa zaštite vitalnih dokumenata je opstanak organizacije, a što se brže organizacija oporavi nakon nesreće, manji su gubici novca, vremena i ugleda.

Ključne riječi

vitalni dokumenti; zaštita dokumenata; uredsko poslovanje

Hrčak ID:

10444

URI

https://hrcak.srce.hr/10444

Datum izdavanja:

30.3.2001.

Podaci na drugim jezicima: engleski

Posjeta: 1.820 *