Arhivski vjesnik, No. 42, 1999.
Izlaganje sa skupa
Access to current records and archives, as a tool of democracy, transparency and openness of the government administration
Claes Gränström
Sažetak
Referat o dostupnost aktivnog i arhivskog gradiva, kao sredstvo demokracije, transparentnosti i otvorenosti državne administracije, opisuje najbitnija obilježja dostupnosti službenih dokumenata i zapisa, donosi praktične mjere vezane uz dostupnost, te se bavi problemima autentičnosti i dostupnosti originala dokumenata.
Stupanj otvorenosti i mjera do koje su danas u Europi dokumenti ili zapisi, što ih čuvaju državni ili javni arhivi, dostupni javnosti, prilično varira. Koncept slobode govora i slobodnog pristupa vladinim dokumentima smatra se temeljnim pravom, kao što je navedeno u članku 19 Deklaracije o ljudskim pravima Ujedinjenih Naroda.
Uvjet za implementaciju prava na pristup je taj, da je koncept službenog dokumenta zakonski određen i reguliran. U nekim zemljama postoji razlika između aktivnog i arhivskog gradiva. Aktivan spis postaje arhivskim kada se preda arhivskoj ustanovi. U tom slučaju, pristup aktivnim spisima često je ograničen. Javni pristup je ograničen za spise određene starosti, pod pretpostavkom da su predani arhivskoj ustanovi. Pravo pristupa nije dio sustava za kontrolu vlade i dostavu činjenica za javnu debatu o tekućim pitanjima. Ono je namijenjeno povjesničarima i ostalim stručnjacima čiji je prvenstveni cilj potraga za znanjem o prošlosti.
U drugoj skupini država, građanima je obično odobreno zakonsko pravo pristupa ne samo gradivu pohranjenom u arhivskim ustanovama, već isto tako i pristup tekućim zapisima/službenim dokumentima, koje vlasti još uvijek čuvaju. U tim se državama tvrdi da je pristup dio prirodne kontrole nad vladom i tvori prirodni put podržavanja i poticanja rasprava. U mnogim od tih zemalja ne postoji razlika između aktivnog i arhivskog dokumenta/zapisa. Može se reći da se trend danas u Europi razvija u tom smjeru.
Neograničena dostupnost službenih dokumenata nije niti moguća niti poželjna, a u svrhu zaštite vitalnih privatnih i službenih interesa, kao što su osobna privatnost, nacionalna obrana i sigurnost te kriminalistička istraga. Mora postojati zabrana za neke dokumente ili dijelove dokumenata, tijekom određenog vremenskog razdoblja. Vrlo je bitno da su ta pravila jasna i da svako ograničenje mora biti zakonski obrazloženo. Pravila moraju biti transparentna i o njima ured koji čuva dokumente ne smije imati diskrecijsko pravo. Mora postojati mogućnost sudske žalbe protiv odluke o uskrati dostupnosti. Uz zakone o čuvanju tajnosti, zakoni o zaštiti podataka također ograničuju dostupnost. Takva su pravila u većini slučajeva bezuvjetna i ne podliježu mogućnosti priziva.
Pitanje autorskog prava do sada nije bilo od akutnog interesa arhivskim ustanovama. U većini slučajeva dostupnost dokumenata je, sukladno nacionalnom zakonodavstvu, na mnogo načina bila izuzeta od obveza određenim autorskim pravom. No, digitalni svijet i internacionalizacija s obvezujućim nadnacionalnim konvencijama, promijenili su takvo stanje stvari. Privatno digitalno i analogno kopiranje više neće biti dopušteno, ukoliko vlasnik prava ne dobije "poštenu naknadu". Definitivno je sigurno da će autorska prava biti usklađena na međunarodnoj razini.
Pristajanje uz otvorenost i transparentnost mora biti povezano s javno dostupnim pravilima o dostupnosti dokumenata. Kad je riječ o dostupnosti unutar članica država Europske unije, nedavno izdana Zelena knjiga iznosi podatke da situacija, što se tiče pristupa javnom sektoru informiranja, to jest službenim dokumentima, nije tako jasna i razlikuje se od zemlje do zemlje.
Neophodno je definirati što je dokument u digitalnom svijetu, s bazama podataka, gdje je raspoloživost određena raspoloživim softverom i hardverom, i nije lako opisati što je dokument koji će biti i kratkoročno i dugoročno dostupan. Švedski model s pojmom "potencijalnog zapisa" zakonski je definiran i stoga imperativ. Pojam predlaže da svi zapisi i njihove funkcionalnosti moraju biti na raspolaganju javnosti na isti način, kao što su izvorno bili na raspolaganju vladinim tijelima. U digitalnom arhivskom svijetu dokumenti moraju biti inventarizirani od samog početka, inače ćete sigurno izgubiti važne karakteristike teksta i konteksta.
Izlučivanje se ne bi smjelo izvršiti na račun prava javnog pristupa ili zahtjeva istraživača. Isto tako mora se imati na umu da arhivi/dokumenti čine nezamjenjiv dio kulturnog naslijeđa. U digitalnom svijetu pitanje što se izlučuje, naprimjer kod baze podataka, postaje predmetom diskusije. Puno radikalniji stav je već duže prihvaćen u Švedskoj, gdje je odlučeno da će javnost imati istu mogućnost dostupnosti kao i ured stvaratelja. To znači da tijekom životnog ciklusa, dokumenti/baze podataka trebaju sačuvati istu razinu dostupnosti - jednaki potencijal - kao i na početku, pa i nakon predaje pod arhivsku upravu.
Pitanje je da li javnost i istraživači trebaju i traže original, kopiju, usmenu informaciju ili kompilaciju, te da li imaju pravo pristupa orginalnom dokumentu da bi mogli osigurati autentičnost i korektnost informacije. Ne postoji zajednička praksa u Europi o ovom pitanju kad je riječ o dokumentima na papiru. Kad se radi o digitalnim dokumentima i bazama podataka, situacija je možda čak i zbrkanija i puno je teže odrediti autentičnost.
Arhivska profesija može i mora odigrati važnu ulogu u poslu vezanom uz dostupnost. Mi isto tako imamo obvezu i odgovornost jamčiti da je kulturno naslijeđe sačuvano za buduće korisnike na način da je dostupno u svom izvornom obliku. Imamo teoriju, načelo provenijencije, koje je upravo ono što je potrebno u informatiziranom društvu. Moramo prilagoditi našu metodu kako bi se ona uklopila u informacijski sustav. Postoji ne samo rastuća potreba, već i neophodnost za uspostavom normi koje su potrebne za rukovanje elektroničkim dokumentima i bazama podataka i jedno od najhitnijih pitanja, možda politički najbitnijih, je dostupnost dokumenata, što se smatra jednim od temelja demokracije, otvorenosti i transparentnosti vlade.
Ključne riječi
Hrčak ID:
10583
URI
Datum izdavanja:
18.2.2000.
Posjeta: 1.498 *