Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom i popis dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja: uvod u digitalnu transformaciju

Sažetak

Suvremene informacijske i komunikacijske tehnologije pred stvaratelje i vlasnike ili posjednike dokumentarnoga i arhivskoga gradiva postavljaju složene izazove u uvjetima u kojima ih se većina još uvijek pretežno služi “papirnatom” dokumentacijom u poslovanju. Recentni Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, Pravilnik o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva te Uredba o uredskom poslovanju (za svoje obveznike) postavili su temelje digitalne transformacije sustava upravljanja dokumentarnim gradivom. U tom pogledu njihove odredbe nisu uvijek samorazumljive i jednostavne, posebice ako se uzmu u obzir uvjeti koje postavljaju drugi provedbeni propisi koji reguliraju područje uredskoga poslovanja ili specifičnu djelatnost stvaratelja i vlasnika ili posjednika gradiva. Zato o ovoj problematici treba promišljati sustavno i dugoročno, odnosno formirati strategiju prelaska institucije na digitalno spisovodstvo. U radu su analizirani reprezentativni primjeri iz uzorka svih pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom i popisa dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja stvaratelja i posjednika ili vlasnika, izrađeni prema novim propisima (i odobreni od strane Hrvatskoga državnoga arhiva), koji pokazuju kako interni normativi koji reguliraju upravljanje gradivom mogu (i moraju) postati integralni čimbenik takve strategije. Na temelju toga je razmotreno i koliko su stvaratelji i posjednici ili vlasnici uopće usvojili rješenja koja nude propisi kad je riječ o pripremi i provođenju digitalne transformacije.