Opći spisi u modernoj arhivistici

Sažetak

Rad se bavi proučavanjem problema pri sređivanju novijeg gradiva, prije svega onoga nastalog nakon 1945. godine. Procjenjuje se da najveći problem u tom pogledu predstavljaju tzv. opći spisi, odnosno cjeline gradiva ili čitavi fondovi kod kojih se pri nastajanju nije primjenjivao nikakav sustav odlaganja spisa, stoga što u vrijeme nastanka gradiva takav sustav nije ni postojao ili zato što se stvaratelj gradiva nije pridržavao propisa nakon uvođenja obavezne primjene sustava odlaganja spisa. Radi se, dakle, o spisima koji su unutar pojedine godine odlagani po sustavu rastućeg urudžbenog broja, bez obzira na značajnu sadržajnu raznolikost gradiva. Predstavljeni su rezultati upitnika provedenog među arhivistima za potrebe ovog rada, a kojem je svrha bila prikupiti iskustva, rješenja i mišljenja kolega te pristupe koji se koriste u drugim hrvatskim arhivima. Na temelju analize rezultata upitnika i osobnih iskustava autor donosi svoje viđenje rješenja u vidu osam faktora koje je nužno uzeti u obzir prilikom odabira načina sređivanja fondova koji sadrže opće spise, a čiji je zadatak olakšati i ubrzati sređivanje takvih fondova.
Faktori:
1. Makrovrednovanje (vrednovanje fonda kao cjeline, uključujući i stvarni i pretpostavljeni interes korisnika)
2. Mikrovrednovanje (vrednovanje cjelina u gradivu pojedinog fonda, uključujući stupanj sređenosti fonda i uvid u gradivo)
3. Registraturna pomagala (urudžbeni zapisnici)
4. Postojanost sustava odlaganja spisa
5. Količina gradiva / količina općih spisa u cjelini gradiva
6. Raspoloživo vrijeme i ljudski resursi
7. Sličnost s prethodno sređivanim fondovima
8. Fizičko stanje gradiva
Cilj je Rada potaknuti promišljanje navedene problematike te pridonijeti pronalasku idealne metode suprotstavljanja ovom problemu, njegovu rješavanju i posljedičnom ubrzavanju rješavanja problema velikih zaostataka u sređivanju novijeg gradiva.