Atti generali nell’archivistica moderna

Abstract

Il testo esamina il problema che sorge nella sistematizzazione del materiale più recente, soprattutto quello successivo all’anno 1945. Si stima che il maggior problema a questo riguardo sia rappresentato dai cosiddetti atti generali, ovvero le unità del materiale o i fondi completi nella cui formazione non è stato applicato nessun sistema di archiviazione, sia perchè nel periodo della sua formazione un sistema di questo tipo non esisteva o perchè il creatore del materiale non rispettava le regole in seguito all’introduzione dell’applicazione obbligatoria del sistema di archiviazione. Si tratta, quindi, di atti che, all’interno di un determinato anno, sono stati archiviati seguendo il sistema del crescente numero di protocollo, senza tener conto della significante diversità dei contenuti del materiale. Sono stati presentati i risultati di un questionario compilato dagli archivisti per le necessità di questo lavoro, con lo scopo di raccogliere esperienze, soluzioni e opinioni dei colleghi nonché approcci usati negli altri archivi croati. In base all’analisi dei risultati del questionario e in base alle esperienze personali, l’autore riporta la propria opinione riguardante la soluzione, rappresentata in otto fattori, che bisogna prendere in considerazione nel momento della scelta del modo della sistematizzazione dei fondi che comprendono gli atti generali con l’obiettivo di facilitare e accellerare la sistematizzazione di questi fondi.
I fattori sono i seguenti:
1. La macro-valorizzazione (valorizzazione del fondo come unità, prendendo in considerazione l’interesse reale e presunto dell’utente)
2. La micro-valorizzazione (valorizzazione delle unità del materiale di un determinato fondo prendendo in considerazione il livello della sistematizzazione del fondo e l’accesso al materiale)
3. Gli strumenti di registrazione (registri di protocollo)
4. L’esistenza del sistema di archiviazione
5. La quantità del materiale / quantità di atti generali nel materiale intero
6. Il tempo e le risorse umane disponibili
7. La somiglianza con i fondi precedentemente sistematizzati
8. Lo stato fisico del materiale
Lo scopo del lavoro è sollecitare una riflessione sulla problematica citata e contribuire al ritrovo di un metodo ideale per contrapporsi al problema in questione, per trovare una soluzione e per la consecutiva accellerazione nella soluzione del problema che vede significanti arretrati nella sistematizzazione del materiale più recente.