Preparazione della documentazione archivistica per le riprese su microfilm

Abstract

Con la riserva di non fornire soluzioni definitive e onnivalenti, l’autore espone alcuni dei principi fondamentali relativi alla preparazione della documentazione per microfilmarla, quale somma delle esperienze acquisite nell’Archivio della Croazia. Dopo la valorizzazione dei documenti, cioè la loro cernita per le riprese su microfilm, bisogna per prima cosa stare attenti se siano stati trattati archivisticamente in maniera completa. Dopo di che si elabora una lista delle priorità che, in linea di massima, va rispettata e non si deve cambiare se non in casi eccezionali. In base alla lista di priorità si predispongono i piani (a lungo termine, a media scadenza e annuali). Prima di tutto si microfilmano i mezzi sussidiari (inventari, registri e cose del genere). I documenti veri e propri sì riprendono secondo il sistema prestabilito d’assetto del fondo. Le eccezioni insorgono il più delle volte per via del formato (carte geografiche, disegni, eccetera) sempre nel caso si debbano impiegare moduli standardizzati o bigliettini d’istruzioni. Nel microfilmare, bisogna fare particolare attenzione ai casi in cui gli incartamenti siano collegati (di solito non lo sono secondo logica), ai titoli (ci possono essere diversi titoli, o il titolo può risultare illeggibile), alla numerazione (può essere incompleta, ma ci sono anche documenti con duplice numerazione), agli allegati, ai timbri, alle pergamene, ai grandi formati (riprese per sezioni); ai documenti scritti a matita, con inchiostri pallidi, eccetera. La preparazione della documentazione va effettuata dall’archivista o da un tecnico d’archivio sotto la sorveglianza dell’archivista. L’archivista fornisce i dati relativi alla »testa« o alla »testata«. Tali dati vengono iscritti dall’archivista del modulo che invia in laboratorio, assieme a quelli che si riferiscono al fondo, all’archivista medesimo, al fotografo, al film, eccetera. Durante tutto il processo di preparazione e di ripresa è indispensabile una collaborazione costante tra l’archivista e l’operatore del laboratorio fotografico. Viene posta in rilievo l’importanza della preparazione quale presupposto di appropriate riprese su microfilm.