Scopo e significato della delimitazione dei documenti d’archivio

Abstract

L’autore affronta il problema della delimitazione dei documenti archivistici sia tra i diversi archivi che tra questi e le istituzioni non archivistiche. Nel trattare la questione, rileva le imprecisioni delle vigenti norme di legge ed indica alcune possibili soluzioni. Dopo aver costatato che i tentativi di risolvere la questione nel dopoguerra mediante raccomandazioni, istruzioni ed accordi non hanno prodotto risultati soddisfacenti, conclude che la materia andrebbe regolata con delle leggi. Anche in questo caso, tuttavia, si dovrebbe tener conto delle necessità delle biblioteche, dei musei, delle cineteche e delle altre istituzioni che posseggovo documenti connessi alle rispettive competenze e, nel medesimo tempo, attenersi coerentemente ai principi basilari dell’archivistica sull’indivisibilità dei fondi e sul rispetto delle prestabilite attribuzioni degli archivi. Lo scopo della delimitazione è l’integrazione dei documenti archivistici secondo il principio della competenza degli archivi e della provenienza dei fondi. L’integrazione dei fondi è, d’altro canto, presupposto fondamentale sia dell’impiego proficuo e razionale dei documenti a fini scientifici, professionali, operativi e d’altro genere, sia della loro adeguata tutela professionale, tecnica e d’altro tipo. Per prima cosa, a parere dell’autore, si dovrebbe delimitare la documentazione ed i fondi tra gli stessi archivi (perché senza di essa è impossibile stabilire se qualche archivio possiede dei documenti che, secondo il principio delle competenze, spettano ad un altro archivio) e gli uffici del registro (a causa dei frequenti cambiamenti di competenza dei singoli operatori). Quindi dovrebbe seguire la delimitazione vera e propria tra gli archivi; senza di essa, infatti, resta ben poco spazio e diritto morale di porre in essere la delimitazione con le biblioteche, i musei e le altre istituzioni, che sarà senz’altro il compito più arduo (tra l’altro anche per l’imprecisione delle norme di legge). In quest’opera si dovrebbe assicurare il lavoro congiunto degli archivi e delle istituzioni in parola. Qualora risultasse impossibile giungere ad un accordo, si dovrebbe insistere sulla tutela e sul trattamento professionale della documentazione secondo i principi archivistici stabiliti, assicurando le condizioni del suo impiego (elaborazione di strumenti informativi, inclusione nel sistema archivistico informatico). Una parte del problema si potrebbe risolvere fotografando la documentazione. In chiusura, l’autore propone i compiti concreti ed i portatori delle azioni che dovrebbero seguire per la soluzione definitiva e di principio del problema della delimitazione.