Arhivski vjesnik, No. 41, 1998.
Stručni rad
Integrirani informacijski sustav Arhiva Makedonije
Slavica Nikolovska
Biljana Asprovska
Sanja Dragićević
Oliver Iliev
Sažetak
U članku je opisan razvoj i arhitektura integriranog informacijskog sustava Arhiva Makedonije. Sustav je oblikovan prema Yourdonovu Object Oriented Approach – OOA i client-server metodologij, tako da omogući obuhvat i integraciju poslovnih procesa arhiva, racionalizaciju radnih postupaka i osigura računalno podržanu primjenu standardiziranih postupaka na području zaštite, prikupljanja, obrade i korištenja arhivskog gradiva.
Objektno orijentirani model arhiva čine četiri klase objekata: korisnici, arhivsko gradivo, oprema i prostor. Struktura i funkcionalne značajke informacijskog sustava određeni su svojstvima, pravilima interakcije i ponašanja objekata četiriju klasa u sustavu. Svojstvima objekata klase korisnika određena su prava korištenja i pristupa informacijskim resursima te provedena zaštita od neovlaštenog pristupa. Klasa arhivskog gradiva obuhvaća sav izvorni i reproducirani materijal kroz njegovu reprezentaciju u sustavu i nadzor nad rukovanjem fizičkim entitetima. Klase opreme i prostora određuju sredstva i okolinu zaštite i obrade gradiva.
Sustav je oblikovan u nekoliko funkcionalno povezanih podsustava. Podsustav “Zaštita arhivskog gradiva imatelja i inspekcijski nadzor” obuhvaća sve aktivnosti koje se odnose na zaštitu gradiva kod imatelja izvan arhiva. Sastoji se od devet aplikacija: 1. dokumentacija o imateljima; 2. rješenja za rad s imateljem (rješenje o dodjeli odgovornosti i rješenje o godišnjim nadzornim obilascima); 3. normativni dokumenti imatelja; 4. obilasci (redovni, kontrolni, savjetodavni), s planovima i izvješćima o obilasku; 5. izlučivanje gradiva kod imatelja; 6. planovi i liste; 7. popisi arhivskog gradiva kod imatelja; 8. preuzimanje gradiva u arhiv; 9. inspekcijski nadzor. Podsistem sadrži log datoteku radi nadzora pristupa aplikacijama. Po završetku procesa u okviru ovog podsustava, svi se relevantni podaci unose u podsustav spremišta.
Podsustav “Spremište” obuhvaća: registar fondova (gradivo preuzeto po službenoj dužnosti, otkupom ili kao poklon), evidenciju depozita; pregled podataka o fondovima prema registru, ulaznom inventaru i radnim kartonima; izdavanje gradiva i povrat u spremište; restauriranje i mikrofilmiranje; zahtjevi za izdavanje dokumentacije; evidencija ulazaka u spremište; bilateralna suradnja; istraživanje u inozemstvu; registracija stranih korisnika; korištenje gradiva (dokumentacija o korisnicima, zahtjevima za korištenje, korištenom i kopiranom gradivu); evidencija publikacija.
Podsustav “Sređivanje i obrada arhivskog gradiva i izrada obavijesnih pomagala” oblikovan je prema tijeku radnog procesa na obradi gradiva, uključujući planiranje i nadzor rada na obradi. Podsustav preuzima relevantne podatke nastale u ranijim fazama rada. Sastoji se od sedam aplikacija: 1. sređivanje (izrada sumarnog opisa i označavanje jedinica); 2. obrada fonda (izrada analitičkog inventara ili regesta); 3. izvješća o sređivanju i obradi; 4. izdavanje i povrat gradiva u spremište; 5. bezvrijedan dokumentacijski materijal (prijedlog za izlučivanje); 6. zapisnik o predaji obrađenog gradiva (s prijedlogom gradiva za restauriranje); 7. pretraživanje. Po završetku rada na sređivanju i obradi podaci se prenose u evidenciju spremišta i nisu podložni mijenjanju. Podsustav omogućuje ispis različitih oblika inventara, oznaka tehničkih jedinica i izvješća.
Pored ova tri osnovna podsustava postoji i podsustav za obradu tehničke dokumentacije u kojem se obrađuje tehnička dokumentacija o svim važnijim objektima, uključujući i obradu mikrofilmova i mikrofiševa tog gradiva, te podsustav “Potencijalni imatelji arhivskog gradiva” u kojem se evidentiraju podaci o mogućim imateljima koji nisu u sustavu nadzora nad imateljima za koje je arhiv trenutno nadležan, te podaci o gradivu kod tih imatelja.
Uz ovdje opisan sustav postoje i podsustavi za automatsku regulaciju mikroklime u spremištima, zaštitu od požara, provale i video-nadzor. U skladu s objektno orijentiranim modelom arhiva, ova četiri podsustava upravljaju objektima klase prostora te će biti integrirani u jedinstveni sustav.
Ključne riječi
Hrčak ID:
11672
URI
Datum izdavanja:
17.3.1999.
Posjeta: 1.632 *