Informatizacija arhivskih evidencija u Državnom arhivu u Pazinu

Sažetak

DAPA u okviru svojih djelatnosti obavlja sve stručne poslove vezane uz arhivsko gradivo. Jedan od navedenih poslova je vođenje arhivskih evidencija. Uvidom u evidencije dobivaju se sve informacije vezane uz arhivsko gradivo koje se čuva u DAPA. S poslovima vođenja evidencija započinje se još u šezdesetim godinama prošlog stoljeća. Evidencije su se vodile u konvencionalnom obliku, odnosno ručnim unosom podataka u knjige. Pojavom osobnih računala i njihovom sve većom uporabom, već se u devedesetima pokušalo uvesti informatizirani način vođenja evidencija. Gledalo se iskoristiti prednosti informatizacije budući da se uporabom računalnih tehnologija brže dolazilo do traženih informacija i stvaralo puno manje papirologije. Novim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. i Pravilnikom o evidencijama u arhivima iz 2002. godine (i njihovim kasnijim izmjenama i dopunama) propisano je vođenje svih službenih evidencija u arhivu, a po prvi puta je propisan i način vođenja evidencija u elektroničkom obliku. Zbog više objektivnih razloga, poslovi vođenja evidencija u DAPA u skladu s novim propisima započinju tek 2004. godine. Uz evidencije koje su se i dalje vodile u konvencionalnom obliku, pokušalo se iskoristiti sve podatke koji su se radom na različitim poslovima evidentiranja već nalazili u elektroničkom obliku. Narednih godina su se skoro sve evidencije vodile u elektroničkom obliku. Godine 2011. započinje razvoj aplikacije »EVIDiS« za centralizirano vođenje svih evidencija. Odlučeno je da se aplikacija izradi na način da podaci u evidencijama budu dostupni preko mrežnih stranica budući da djelatnici DAPA rade u više zgrada. Odabir otvorenih tehnologija pri izradi aplikacije pružio je niz prednosti, a smanjili su troškove izrade i kasnijeg održavanja. Aplikacija »EVIDiS« omogućava vođenje svih evidencija u skladu s trenutnom zakonskom regulativom. Danas se i dalje ažurno vode sve propisane evidencije i pomoćne evidencije, a retroaktivno se unose podaci temeljem dokumentacije koja se prikuplja kontinuirano.