Informatizzazione delle registrazioni archivistiche nell’Archivio di Stato di Pisino

Abstract

L’ASP/DAPA, nell’ambito delle sue attività, esegue tutti i lavori tecnici relativi al materiale archivistico. Tra i lavori citati c’è anche la registrazione archivistica. Consultando i registri cronologici si ricavano tutte le informazioni relative al materiale archivistico conservato nell’ASP. L’inizio delle registrazioni archivistiche risale già agli anni 60 dello scorso secolo. La registrazione veniva effettuata in modo convenzionale, valle a dire tramite l’inserimento manuale dei dati nei libri. Con l’arrivo dei computer personali e con la loro diffusione, già negli anni 90 c’è stato un tentativo di introdurre il metodo computerizzato nella registrazione. Si è cercato di usare i vantaggi dell’informatizzazione dato che con l’utilizzo di tecnologie informatiche l’accesso alle informazioni richieste era più veloce e si risparmiava un sacco di scartoffie. Con la nuova Legge sul materiale archivistico e sugli archivi del 1997 e con il Regolamento sulle registrazioni negli archivi del 2002 (e con le successive modifiche e aggiunte) sono state definite le modalità per effettuare tutte le registrazioni ufficiali nell’archivio, e per la prima volta sono state definite le modalità per effettuare le registrazioni in forma elettronica. Per vari motivi oggettivi, i lavori di registrazione nell’ASP in conformità ai nuovi regolamenti iniziano appena nel 2004. Oltre alle registrazioni che venivano effettuate ancora in modo convenzionale, si è cercato di utilizzare tutti i dati emersi da diversi lavori di registrazione che erano già in forma elettronica. Negli anni successivi quasi tutte le registrazioni venivano effettuate in modo elettronico. Nel 2011 inizia lo sviluppo dell’applicazione „EVIDiS“ per l’effettuazione della registrazione centralizzata. È stato deciso di creare l’applicazione che rendesse disponibile i dati nelle registrazioni tramite il sito web dato che i dipendenti dell’ASP lavorano in strutture diverse. La scelta delle tecnologie aperte nella creazione dell’applicazione ha prodotto molti vantaggi ed ha diminuito le spese nella realizzazione e nella successiva manutenzione. L’applicazione „EVIDiS“ rende possibile l’amministrazione di tutte le registrazioni in conformità alle regolative vigenti. Oggi continuano ad effettuarsi regolarmente tutte le registrazioni previste nonché quelle ausiliari, e, in modo retroattivo, vengono inseriti i dati in base alla documentazione che viene raccolta continuamente.